Was ist für eine Förderung durch den Asta nötig?

 

Hier findet ihr eine Checkliste, die euch helfen soll, ob euer Antrag vollständig ist. Weiter unten findet ihr zudem die aktuellen Förderrichtlinien. Bitte achtet darauf, dass eine Abrechnung ein Jahr nach Bewilligung einzureichen ist, andernfalls verfällt die Förderung.

 

Checkliste für einen Finanzantrag für die Projektförderung

 

Der Förderantrag enthält:

1. Das Deckblatt (siehe unter Downloads) von der Homepage: 

    - Muss bei der digitalen Version nicht zwingend dabei sein

2. Eine Projektbeschreibung:

    - ca. ½ Seite

3. Eine Darstellung des studentischen Nutzens:

    - ca. ½ Seite

4. Einen Kostenplan:

    - alle Kosten müssen aufgelistet und realistisch wie möglich geschätzt werden

    - Ausgaben und Einnahmen sind im Gleichgewicht

 

Folgende Kriterien sind zusätzlich erfüllt:

- Das Projekt beginnt nicht innerhalb der nächsten vier Wochen

- Die Werbemaßnahmen beginnen nicht in den nächsten zwei Wochen

- Die Werbemaßnahmen machen eine Förderung durch das Asta- oder Stupalogo deutlich

- Die benötigte Förderung umfasst nicht mehr als 50% des Gesamtbetrags

- Das Projekt ist kein Bestandteil einer Studienleistung, eines Seminars, einer Vorlesung

- Das Projekt verfolgt kein kommerzielles Interesse

- Der Antrag wird der/dem Finanzreferentin/Finanzreferent sowohl in Papierform, als auch per Mail (ohne Deckblatt von der Homepage) zugesendet. 

 

Ablauf eines Projektantrages:

1. Antrag formulieren, bei Fragen Finanzreferenten kontaktieren (per Mail oder in der Sprechstunde)

2. Antrag mind. vier Wochen vor Beginn beim Finanzreferenten einreichen (per Mail und in ausgedruckter Form)

3. evtl. Rückmeldung des Finanzreferenten (formale Fehler oder andere Auffälligkeiten/Probleme werden angesprochen)

4. ca. 1-2 Wochen nach Eingang des Antrags: persönliche Vorstellung des Anliegens beim Asta oder Stupa (je nach Summe)

5. Durchführung des Projekts (entsprechendes Logo bei Werbemaßnahmen beachten!)

6. Abrechnung beim Finanzreferenten einreichen (spätestens 12 Monate nach genehmigunge des Projekts)

 

Checkliste für die Abrechnung eines Finanzantrags

 

Die Abrechnung enthält:

 

1. Die Abrechnung:

    - angefallene Ausgaben und Einnahmen sind lückenlos aufzuführen

    - Belege in Höhe der Fördersumme (auf die zugewiesenen Posten achten!!!)

2. Den Bericht zum Projekt:

    - Ein Bericht für den Nerv incl. Fotos: ca. eine Seite

    - bei Videoprojekten ein Mittschnitt auf DVD

3. Die Kontodaten

 

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Die  Förderrichtlinien

 

Die finanzielle Förderung der Studierendenschaft der Universität Hildesheim richtet sich an studentische Gruppen und kulturell engagierte Studierende aller Studiengänge der Universität.

Wenn die Summe, die beantragt werden soll 250 Euro nicht übersteigt, kann der Antrag direkt an den AStA gestellt werden, jeder höhere Betrag muss vom StudierendenParlament (StuPa) beraten und genehmigt werden.

Für jede beantragte Summe, ob sie nun beim AStA oder StuPa beantragt wird, muss es einen Finanzantrag geben. Aus diesem muss ersichtlich werden, was überhaupt gefördert werden soll (kurze Projektbeschreibung, ca. ½ Seite), und welchen „Nutzen“ das Projekt für die Studierenden der Universität Hildesheim hat (studentische Beteiligung, Bereicherung des kulturellen Angebots, Veranstaltungstermine, usw., ca. ½ Seite).

Es muss eine Summe, als auch der/die Posten aufgeführt sein, für die das Geld ausgegeben werden soll.  Die Regelförderung bezieht sich auf die Posten Druck, Material und/oder Miete. Die Möglichkeit einer Förderung von Transport-, Reise- und  Fahrtkosten ist vorab mit der Finanzreferentin/ dem Finanzreferenten abzusprechen. Personalkosten (Gagen, Honorare) können nicht gefördert werden.

Dem Finanzantrag muss ein vollständiger und detaillierter Kostenplan beigefügt werden, aus dem alle entstehenden Kosten (Personal-, Produktions- und Materialkosten) sowie alle Einnahmen (Förderer, Sponsoren, Eintrittsgelder, Eigenanteil usw.) ersichtlich werden.

Der AStA bzw. das StuPa können nicht „Alleinförderer“ eines Projektes sein.  Im Ergebnis muss der Kostenplan einschließlich der beantragten Summe eine „Nullrechnung“ (gleiche Einnahmen wie Ausgaben) ergeben. Ebenfalls darf die beantragte Fördersumme nicht mehr als 50 % der im Antrag ausgewiesenen Gesamteinnahmen ausmachen, in begründeten Ausnahmefällen kann die Fördersumme auch über die 50% hinausgehen.

Der Antrag ist fristgerecht im Service-Büro in Papierform einzureichen nachdem Rücksprache mit der/ dem Finanzreferentin/ Finanzreferenten gehalten wurde. Parallel hierzu ist eine digitale Version der/dem Finanzreferentin/Finanzreferent per Mail zu kommen zu lassen. Finanzanträge müssen mindestens zwei Wochen vor der Sitzung, in der über diesen Antrag entschieden werden soll, eingereicht werden. In dieser Sitzung muss ein/e Verantwortliche/r anwesend sein. Ein Finanzantrag muss spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn und zwei Wochen vor Beginn der Werbemaßnahmen gestellt werden. In den Semesterferien finden normalerweise keine Sitzungen statt. Deshalb können in dieser Zeit in der Regel keine Entscheidungen über Finanzanträge getroffen werden.

Nach Ablauf der Veranstaltung sind alle Quittungen und Rechnungen für den vereinbarten Betrag und Posten im Original oder, sofern dies z.B. durch Vorlage der Originalbelege bei anderen Förderern nicht möglich ist, als Kopie, bei der Finanzreferentin / dem Finanzreferenten vorzulegen. Eine Auszahlung des Betrages kann erst nach Ablauf der Veranstaltung und vollständiger Vorlage der Belege erfolgen. Wird festgestellt, dass ein Projekt mit finanziellem Erfolg für den Antragsteller verbunden ist, der die Fördersumme überschreitet, verfällt jegliche Förderung und bereits ausgezahlte Gelder sind in voller Höhe zurückzuerstatten. Erwirtschaftete Überschüsse, die die Fördersumme unterschreiten kürzen den Auszahlungsbetrag entsprechend. Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Genehmigung des Antrags stattfinden, ansonsten verfällt der Anspruch.

Ein Bericht mit Fotomaterial zur Veröffentlichung in den Publikationen des AStAs, sowie ein Mitschnitt der Veranstaltung als Kopie (DV oder DVD bei Veranstaltungen), bzw. bei Druckerzeugnissen oder sonstigen Publikationen eine Ausgabe des geförderten Projektes für das AStA-Archiv sind Vorraussetzung für die Auszahlung der Gelder. Der Bericht, bzw. die Fotos, sind mindestens in digitaler Form einzureichen. Eine gedruckte Version ist wünschenswert.

Sonderregelung für Filmförderung:
Die vom jeweiligen Gremium bewilligte Summe kann bei Filmprojekten noch vor der öffentlichen Präsentation ausgezahlt werden, wenn dem AStA die Möglichkeit gegeben wird, eine frühe Schnittfassung zu sichten und diese in Kopie dem AStA überlassen wird.

Für Veranstaltungen, die bezuschusst werden, ist im Rahmen der PR- und Öffentlichkeitsarbeit darauf hinzuweisen, dass die Veranstaltung durch den AStA bzw. durch das StuPa gefördert wird. Gleiches gilt bei der Herausgabe von Publikationen. Desweiteren ist das Logo des StuPa bzw. das aktuelle AStA-Logo auf allen Plakaten, Flyern etc. abzudrucken. Ein Bericht über den Verlauf der Veranstaltung oder ein Artikel für den Nerv sind wünschenswert.

Ein Rechtsanspruch auf finanzielle Förderung durch den Haushalt der Studierendenschaft besteht nicht. Es können nur Projekte gefördert werden, für die keine Förderungspflicht bzw. Veranstaltungsgewährleistung durch Andere besteht (Vorlesungen, Seminare, VHS-Kurse, Veranstaltungsreihen anderer Organisationen).

Die mehrmalige Förderung eines Projektes ist nicht vorgesehen. Sollte jedoch eine solche Folgeförderung im Interesse der Studierendenschaft stehen, ist der Folgeantrag fristgerecht an das Studierenden Parlament zu stellen.

Für Finanzanträge muss immer das vorgegebene Deckblatt verwendet werden. Das bekommt ihr im Internet (www.asta-hildesheim.de) oder per Email (asta(at)asta-hildesheim.de) oder direkt im AStA-Service-Büro.

Die Sitzungstermine des AStAs und des StuPas erfahrt ihr im Internet, im Service-Büro, bzw. am schwarzen Brett davor. Für weitere Fragen stehen euch die/der FinanzreferentIn, der/die KulturreferentIn und Anja Ruzicka vom Service-Büro gerne zur Verfügung.

Hinweis:
Der AStA, bzw. das StuPa, ist in der Regel zwar Förderer von Veranstaltungen, jedoch nicht selbst Veranstalter. Finanzielle Nachforderungen, z.B. GEMA-Nachzahlungen oder Schadensersatz werden daher nicht von der Studierendenschaft, vertreten durch AStA und StuPa, beglichen.

Sollten dennoch Forderungen Dritter nach einer Veranstaltung den AStA erreichen, wird dieser den Rechnungssteller an den im Finanzantrag genannten Antragsteller, als Vertreter des Veranstalters weiterleiten.

Der Veranstalter muss selbst prüfen, inwieweit seine Veranstaltung/ sein Projekt z.B. GEMA- oder versicherungspflichtig ist! Bei Veranstaltungen auf dem Gelände der Universität, die durch die Veranstaltungshaftpflicht des AStA abgesichert werden, ist eine Beteiligung an den Kosten zu zahlen.

(genehmigt durch den StuPa-Beschluss vom 12. Januar 2011)